オンライン事務代行とは？依頼できる業務からメリット・注意点まで徹底解説

2025年8月9日

近年、テレワークや業務の外注が一般化する中で、「オンライン事務代行」というサービスが注目を集めています。とはいえ、「オンラインでどこまで事務業務を任せられるの？」「社員を雇うのとどう違うの？」といった疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、オンライン事務代行の基本的な仕組みから、依頼できる業務内容、メリット・デメリット、さらに選び方や導入時の注意点までをわかりやすく解説します。

この記事を書いた人

小島美和（佐藤みなと）
合同会社あすだち代表

時間に追われすぎない穏やかな生活を送りたくて、会社員生活を卒業→起業。オンライン事務代行として活動中。節約と時短をこよなく愛しています。息子と2人暮らしのシングルマザー。

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オンライン事務代行とは？

オンライン事務代行は、企業や個人事業主が担っている事務作業を、オンライン上で外部の専門スタッフに依頼・委託できるサービスのことです。

近年、クラウドツールやリモートワークの普及により、オフィスに常駐させなくても事務業務が進められる環境が整ってきました。その結果、場所や時間に縛られず、必要な業務だけを柔軟にアウトソーシングできるオンライン事務代行が注目されるようになりました。

オンライン事務代行の主な特色は以下のとおりです。

特色１：非対面・非訪問で完結するスタイル

オンライン事務代行は、場所を選ばずに業務を委託できます。

オンラインツールを活用することで、物理的な訪問や出社の必要がなくなり、遠方のスタッフともスムーズに連携できます。そのため、東京の企業が北海道在住の事務代行に業務を依頼するケースもあります。

特色２：必要な業務だけを必要な分だけ依頼できる

次に、業務量や頻度に応じて、柔軟に依頼できる点です。雇用契約のように長期で拘束する必要がなく、スポット対応や短期買いの依頼も可能です。

たとえば、

請求書発行だけを月1回頼みたい
1日1時間だけメール対応をしてほしい

などの小さな依頼を受けてもらえます。

特色３：幅広い業務に対応している

オンライン事務代行は、経理、書類作成、SNS運用まで幅広いバックオフィス業務をカバーできます。

スタッフごとに得意分野を持っているため、専門性の高い業務にも対応します。「経費集計はfreeeに精通した人に任せたい」「SNSの原稿作成と投稿スケジュールの管理だけをお願いしたい」といったニーズにも対応できます。

特色４：個人事業主や小規模法人との相性が良い

オンライン事務代行は、リソースが限られた個人事業主やスモールビジネスに特におすすめです。

業務は多いけれど、正社員を雇うにはコストも教育の手間も大きい…と言う段階で、大きな力を発揮します。常勤スタッフの代替ではなく、必要なぶんだけプロに任せられる「第二の右腕」として活用できるでしょう。

特色５：クラウドツールとの親和性が高い

オンライン事務代行は、クラウドツールを活用することで、業務の透明性と効率を高められます。

紙ベースのやり取りではなく、Googleドライブ、Dropbox、freee、マネーフォワードなどのITツールを使って、リアルタイムに情報共有ができます。ITツールに強い人材と組むことで、社内の業務プロセス自体が洗練されるという副次的なメリットも得られます。

オンライン事務代行で依頼できる業務内容

オンライン事務代行では、オンラインで完結できるバックオフィスに関わるさまざまな業務を依頼できます。対面を必要としない定型業務であれば、オンライン環境とクラウドツールの活用で、スムーズに処理できるようになっているからです。

たとえば、

経理、請求書発行、帳簿管理
データ入力、ファイル整理
メール対応、問い合わせ返信
スケジュール管理、タスク進行管理
SNS運用および投稿代行

といった業務が挙げられます。

オンライン事務代行を利用するメリット・デメリット

オンライン事務代行を活用することで、業務効率の向上やコストの削減などの多くのメリットが得られる一方、デメリットもあります。オンラインという特性上、コミュニケーションや業務の切り出し方に工夫が求められます。

メリット	デメリット
社員雇用と比べて固定費を抑えられる必要な業務を必要なぶんだけ依頼できる雑務やルーティンを手放してコア業務ができる分野に特化したプロに任せられる全国・海外からも人材を活用できる	業務の切り出しや指示書の作成が必要データ共有による情報漏えいのリスクがある緊急対応や突発対応がしづらいことがある信頼関係の構築にやや時間がかかる場合がある

このように、オンライン事務代行は、業務の一部を外注する手段として非常に有効ですが、メリットだけでなく運用の工夫やリスク管理も必要です。活用次第では、自社の生産性を高めるパートナーになるでしょう。

オンライン事務代行が向いている企業・向いていない企業

オンライン事務代行はすべての企業に適しているわけではなく、相性の良し悪しがあります。自社の規模や業態だけでなく、自社の担当者とオンライン事務代行者との馬が合うかどうかも、業務に影響がある場合もあります。

ここでは、一般論として、オンライン事務代行をうまく活用できるケースと、逆に不向きなケースの違いは以下のとおりです。

向いている企業の特徴	向いていない企業の特徴
小規模事業者、一人社長、個人事業主、副業従事者業務量が時期によって変動する企業クラウドツールを導入している企業ルーティン業務を切り取りたい企業	常に対面でのやり取りが必要な業務が中心の企業業務フローやマニュアルが整備されていない企業デセキュリティ上、社外への情報共有が難しい企業

そのため、オンライン事務代行は、社内のリソースに限りがある企業や、柔軟な働き方を求める経営者にとって、強力なサポートなります。あらかじめ「業務の切り出しやすさ」や「情報の取り扱いルール」を明確にし、自社との相性を確認してみてはいかがでしょうか。

信頼できるオンライン事務代行業者の選び方

オンライン事務代行を成功させるカギは、「誰に任せるか」です。業務の質、スピード、コミュニケーションの難しさは、業者選びによって大きく左右されます。

ここでは、信頼できる業者を見極めるための5つのポイントをご紹介します。

その１：業務対応と得意分野が自社のニーズと合っているか

オンライン事務代行を選ぶ際は、依頼したい業務と業者の得意分野が一致しているかを確認することが非常に重要です。

理由は、事務代行業者によって、得意とする業務のジャンルや対応範囲が異なるためです。このミスマッチが起きると、成果物の質やスピードに大きな差が出てしまい、成果物の質の低下や無駄なコストにつながりかねません。

自社が求める業務に対して専門性を持つ業者を選ぶことが、成功の第一歩と言えるでしょう。

その２：実績・レビュー・導入事例を確認できるか

次に、過去の実績、利用者のレビュー、導入事例をしっかりと確認しましょう。

ホームページなどで調べられるとはいえ、外注サービスの質などは見えづらいこともあります。だからこそ、他社の評価や実績が、本当に頼れる業者かどうかを判断する有力な材料になります。

導入事例や実績の開示は、業者側の信頼性や透明性のあらわれです。事前に十分な情報を集めて、自社のニーズにマッチした信頼できるパートナーを選びましょう。

その３：業務体制・契約形態が明確で安心できるか

また、業務体制や契約形態が明確に示されているかを確認することが重要です。

業務の進め方、対応範囲、連絡手段などが不透明なまま契約してしまうと、依頼後にトラブルや齟齬が生じるリスクが高まります。契約をする以上は、業務を開始する前までに「業務委託契約書」を用いて契約条件を含めて明文化しておくことがおすすめです。

業務体制や契約条件が明確な業者は、運用後のトラブルを防ぎ、長期的なパートナーとして安心して付き合える可能性が高まるでしょう。

その４：情報セキュリティへの配慮がされているか

取り扱う情報セキュリティへの配慮がされているかどうかも、必ず確認すべきポイントです。

外部のパートナーに業務を依頼するということは、社内の重要なデータや顧客情報を共有することになり、漏えいや悪用のリスクが伴います。このリスク管理には個人差がありますので、事前に「機密保持契約（NDA）」を交わせるかどうかなどの確認も、検討の余地があるでしょう。

安心して業務を任せるためには、価格や業務範囲だけでなく、情報の取り扱いにどれだけ配慮しているかも重視しましょう。

その５：初期ヒアリングや試験導入がていねいか

信頼できるオンライン事務代行者かどうかを見極めるうえで、初期ヒアリングや試験導入（トライアル）の対応がていねいかどうかは大きな判断材料になるでしょう。

業務をスムーズに進めるためには、お互いの業務理解と意思疎通が取れていることが前提であり、その基盤を築くのが導入初期の対応だからです。1～2週間の運用試験を設けたり、初期段階で密なコミュニケーションで相互理解を深めるなどを実践している業者は、依頼側の不安やリスクを最小限に抑えてくれます。

初期対応のていねいさは、業者の誠実さと信頼性を移す鏡です。しっかりとしたヒアリングとテスト期間を経てから、本契約できる業者を選びましょう。

小島美和

ただ「価格が安いから」だけではなく、「信頼して長く付き合えるか」を基準に選ぶのが成功のカギと言えるでしょう。

オンライン事務代行を導入する際の注意点

オンライン事務代行は便利なサービスですが、スムーズに活用するには導入前の準備や運用面での工夫が欠かせません。以下の注意点を意識しておくことでトラブルを防ぎ、最大限の効果を得ることができます。

注意点１：業務を明確に切り出す準備をする

まずは、「どの業務を、どこまで任せるのか」を明確にする準備が不可欠です。

業務内容をあいまいなまま依頼してしまうと、認識のズレが生じてトラブルの原因になったり、成果物の品質や納期に影響が出る可能性があります。業務のひとつを切り出しても、その手順を見て、使用する情報・ツールにどこまで権限を付与するのか検討の余地があるでしょう。

注意点２：連絡・報告のルールを決めておく

次に、連絡、報告、相談のルールを取り決めておくことが重要です。

非対面で業務を進めるオンライン環境では、細かな感覚や進捗の共有があいまいになりやすく、意思疎通のズレが大きなトラブルにつながることがあります。コミュニケーションのツール・頻度を明示しておけば、業務の透明性を高め、双方のストレスを大幅に減らすことができます。

注意点３：情報ツールや環境を整備する

情報共有に使うツールや作業環境をあらかじめ準備しておくことが大切です。

物理的に離れた相手と業務を進めるオンライン環境では、「どこに何の情報があるのか」「どのように連絡を取るのか」があいまいだと、業務が滞りやすくなります。情報や資料の共有方法、使用するツールを統一しておくことで、双方の混乱を防ぎましょう。

注意点４：守秘義務・セキュリティ対策を契約で確認する

守秘義務やセキュリティ対策について、契約で明確にしておくことが重要です。

業務の中では、顧客情報、売上データ、請求書といった気密性の高い情報を外部に共有する場面が避けられず、情報漏えいのリスクを事前に管理しておく必要があります。たとえば、「機密保持契約（NDA）を締結しているか」「どのようなクラウドツールで情報をやり取りするか」「二重認証を導入しているか」など取り決めを交わすことで、トラブル発生時にも対応しやすくなるでしょう。