旅費規程を作成するときに、「専門家に頼まないと作れない」「難しそう」と感じるかもしれません。特に、一人社長や個人事業主の場合、どこまで決めればいいのかわからず、後回しすることも多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、「旅費規程は自分でも作れるもの」という前提で、シンプルな作成手順や注意点を分かりやすく整理します。
小島 美和（佐藤 みなと）
合同会社あすだち 代表
時間に追われすぎない穏やかな生活を送りたくて、会社員生活を卒業→起業。オンライン事務代行として活動中。節約と時短をこよなく愛しています。息子と2人暮らしのシングルマザー。
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旅費規程は自分で作れる？
結論、旅費規程は自分で作れます。一人社長や個人事業主であっても、専門家に依頼しなければ作れないというものではありません。
旅費規程は法律で様式や書き方が細かく決められている書類ではなく、出張時の交通費や宿泊費の扱い方を社内ルールです。自社の実態に沿った内容であれば、自分で作成して問題ないでしょう。
たとえば、
- どこまでを出張とするのか（出張の定義）
- 交通費や宿泊費は実費精算にするのか
といった必要なポイントを整理して文章化するだけでも、旅費規程として十分に機能します。最初から完璧を目指す必要はありません。
自分でも作れる！旅費規程の作成手順
旅費規程は、イチから作る必要はありません。ポイントを押さえて順番に作成すれば、自分でも作成できます。
ここでは、シンプルかつ簡単に進められる基本的な手順をご紹介します。
まずは、自社としての「出張の定義」を明確に決めましょう。
たとえば、
- 通常の業務場所から離れて移動した場合
- 日帰りか宿泊を伴うか
- オンライン業務は対象外とするか
などが検討されるでしょう。自分の業務スタイルに合わせれば問題ありませんが、より具体的に言語化することで、後々のトラブル防止につなげましょう。
次に、旅費として扱う費用の種類を整理します。
一般的に想定される費用は、
- 交通費（電車・バス・タクシーなど）
- 宿泊費
- 日当や雑費（必要に応じて）
が挙げられるでしょう。すべてを網羅しようとせず、実際に使う可能性のあるものだけを挙げておきます。
費用をどのように精算するかも、あらかじめ決めておきましょう。
- 実費精算にするのか
- 領収書が必要かどうか
- 精算のタイミング（都度払い・月末締め翌月払いなど）
シンプルなルールで構いませんが、「毎回どのように対応するか、迷わない状態」を作ることが大切です。
決めた内容を、箇条書きや短い文章でまとめます。きれいな文章で書く必要はなく、後から自分が読んで理解できることが重要です。
書き出しに迷う場合は、ネット検索で表示されたテンプレートを基に、自社向けにカスタマイズしても良いでしょう。この時点で完璧を目指さず、最低限運用できる形になっていれば問題ありません。
旅費規程は、法律で保存方法は決められていませんが、
- 内容が改ざんされにくい形で残っていること
- 後から説明を求められたときに提示できること
の2点を満たしている必要があります。PDF保存でも充分有効です。編集用データ（WordやGoogleドキュメント）と確定版のPDFの2パターンを保存し、後から見直すときにも使えるようにしておきましょう。
旅費規程を簡単に作るときの注意点
旅費規程はシンプルに作って問題ありません。ただし、「簡単に作ること」と「適当に決めること」とは別です。
ここでは、最小限押さえておきたい注意点を確認しておきましょう。
その１：実態とかけ離れた内容にしない
旅費規程でもっとも大切なのは、実際の業務内容と整合性が取れていることです。
ほとんど出張しないのに細かすぎたり、業務上で使わない費目まで盛り込んだりしている状態だと、「形だけを整えた規程」に見えてしまいます。まずは、本当に使うケースだけを想定して作るのがポイントです。
その２：金額設定を高くしすぎない
簡単に作ろうとして、日当や宿泊費の金額を安易に高くするのは注意が必要です。
同じ業界・事業規模の相場と比べて不自然ではないか、無理のない金額かを意識しましょう。節税だけを目的にした金額設定に見えると、後から説明がしづらくなることがあります。
その３：あいまいな表現を多用しない
シンプルにしようとして、「必要に応じて」「適宜」「常識の範囲内で」といった表現になると、運用時に判断に迷います。
- 出張の範囲
- 精算方法
- 領収書の扱い
など、判断に影響する部分だけでも具体的に書いておくと安心でしょう。
その４：テンプレをそのまま使わない
テンプレートを参考にすること自体は問題ありませんが、内容を理解しないままそのまま使うのは避けましょう。
テンプレートには一般的に必要なものが書かれていて、自社の業務に合わない内容も含まれています。そのまま丸パクリで流用すると、「実態に沿わない規程」になりやすいです。テンプレートを使うにしても、自社用に調整する意識が大切です。
その５：一度作って終わりにしない
簡単に作った旅費規程ほど、後から使いづらいと感じることが多いです。実際に使って違和感を覚えたり、事業内容が変わったりした場合は、見直して改定するのが推奨されます。
旅費規程は、運用しながら整えていくものと考えておきましょう。
旅費規程を自分で作るときのよくある質問
旅費規程を自作しようとすると、「ここはどう判断すればいいの？」と迷うポイントが出てきます。よくある質問をまとめましたので、参考にしてくださいね。
- テンプレートを使わずに、自分で作っても大丈夫ですか？
-
はい、問題ありません。
むしろ、テンプレートをそのまま使うよりも、自社の実態に合わせて必要な内容を整理した方が、運用しやすくなるケースも多いです。大切なのは、「なぜこのルールにしているのか」を自分で説明できることです。
- 作った旅費規程を税務署に提出する必要はありますか？
-
提出する必要はありません。
ただし、万が一、後から内容を確認されたときに、「いつから運用されているか」「現在使っている規程はどれか」がわかるように保存しておくことが大切です。
- 作成した後に内容を変更してもいいですか？
-
変更して問題ありません。
事業内容や働き方が変われば、旅費規程を見直す必要も出てくるでしょう。変更した場合には、改定日を記載する、古いバージョンと区別するといった点を意識しておくと、管理がしやすくなります。
まとめ
旅費規程は、特別な知識がなくても自分で作れます。大切なのは、自社の実態に合ったシンプルなルールを決めることです。
まずは最低限の内容で形にして、実際に運用しながら整えていけば問題ありません。「旅費規程を作るのは難しそう」と感じている方こそ、今の事業に合う旅費規程を一度書き出してみてはいかがでしょうか。
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